Bei Rechnungen von mehr als 250 Euro inkl. Umsatzsteuer beachten Sie folgende Pflichtangaben

Bei Rechnungsbeträgen von mehr als 250 Euro (inkl. Umsatzsteuer) gelten strenge Anforderungen an Ihre Rechnungen. Diese können Sie der nachfolgenden Checkliste entnehmen.

Zum Download finden Sie diese Checkliste auch unten beim Stichwort Downloads.

Checkliste Rechnungspflichtangaben, ab 250,- Euro brutto

Nr.	Rechnungsangaben	Beispiel
1.	Vollständiger Name einschließlich Rechtsform und  vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Leistung ausführt.	Elektro Muster GmbH & Co. oHG Am Pulverhäuschen 2  59557 Lippstadt
2.	vollständiger Name und  vollständige Anschrift des Leistungsempfängers	Markus Mustermann  … Str. 13  59555 Lippstadt
3.	Wahlweise die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer  oder  Steuernummer, die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt zugeteilt worden ist	DE125689084  oder  5330/5710/0337
4.	Ausstellungsdatum der Rechnung	24.09.2022
5.	eine fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird	34061295
6.	Menge und Art der gelieferten Ware mit handelsüblicher Bezeichnung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung	Kundendienstmonteur Stöppel Montage von 9 HAGE Rauchwarnmeldern
7.	Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, sofern er vom Rechnungsdatum abweicht, Hinweis „Rechnungsdatum = Lieferdatum“ ist ausreichend.	Arbeitsauftrag vom 25.8.2022
8.	Aufschlüsselung des Entgelts (Nettobetrags) nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen	438,07 Euro
9.	anzuwendender Steuersatz	19 %
10.	Den Betrag der Umsatzsteuer, der auf das Entgelt entfällt,  oder ein Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt. Die Angabe des Bruttobetrags (Gesamtbetrag) ist keine Rechnungspflichtangabe, aber allgemein üblich.	83,23 Euro
11.	Hinweis zum Skontoabzug, sofern er gewährt wird.	Handwerkerrechnung,  zahlbar ohne Abzug nach Rechnungserhalt
12.	Hinweis zur Aufbewahrungspflicht, wenn Sie Arbeiten an einem Grundstück von Privatkunden erbringen (u. a. alle Bauleistungen)	Nach §14b UStG sind Sie verpflichtet, unsere Rechnung oder Ihren Zahlungsbeleg (z. B. Kontoauszug, Bareinzahlungsbeleg) zwei Jahre lang aufzubewahren. Diese Angabe ist für den Vorsteuerabzug Ihres Leistungsempfängers entbehrlich und dient nur der Vollständigkeit der Rechnungspflichtangaben.

Wenn Sie Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer sind, gelten spezielle Anforderungen an die Rechnung. In diesem Video der Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen finden Sie alle wichtigen Informationen zu Rechnungen von Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmern.

Für Kleinbetragsrechnungen von bis zu 250 Euro inkl. Umsatzsteuer beachten Sie geringere Pflichtangaben

Bei Rechnungsbeträgen von bis zu 250 Euro (inkl. Umsatzsteuer) gelten weniger strenge Anforderungen an die Rechnungen, die Sie der nachfolgenden Checkliste entnehmen können. Praktische Bedeutungen haben diese Rechnungen gerade für den Einzelhandel.

Checkliste Rechnungspflichtangaben, bis 250 Euro inkl. Umsatzsteuer

Nr.	Rechnungsangaben	Beispiele
1.	vollständiger Name einschließlich Rechtsform und vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Leistung ausführt	Handyshop Schmidt Lange Str. 7 59555 Lippstadt
2.	das Ausstellungsdatum der Rechnung	16.10.2022
3.	Menge und Art der gelieferten Ware mit handelsüblicher Bezeichnung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung	Handytasche iPhone 6s, schwarz, Neopren
4.	Angabe des Brutto-Betrags in der Rechnung.	29,90 Euro
5.	anzuwendender Steuersatz	19 Prozent
6.	oder statt Steuersatz: Hinweis auf Steuerbefreiung	Die erbrachte Leistung ist steuerfrei gem. § 4 Nr. … UStG.

Wann müssen Sie eine Rechnung erteilen? 

In den folgenden Fällen sind Sie als Unternehmerin bzw. Unternehmer verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung zu erteilen:

1. Bei einer Werklieferung oder sonstigen Leistung an eine Endverbraucherin/ einen Endverbraucher (Nichtunternehmerin bzw. Nichtunternehmer) im Zusammenhang mit einem Grundstück; 
   die Rechnung muss den Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungsfrist enthalten.
2. Bei Umsätzen an eine andere Unternehmerin/ einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmerin ist.

Führen Sie als Unternehmerin bzw. Unternehmer eine andere als in Nr. 1 genannte Leistung an eine Endverbraucherin bzw. einen Endverbraucher aus, sind Sie berechtigt, eine Rechnung auszustellen. Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung gegenüber einem Unternehmen besteht nicht, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 28 steuerfrei ist. Weitere Einzelfälle sind im § 14 a UStG geregelt. Von der Rechnungserteilungspflicht ausgenommen sind die umsatzsteuerpflichtigen Vermietungsumsätze an Endverbraucher (natürliche Personen), z. B. Hotelumsätze, Parkraumüberlassung und Campingplatzüberlassung.
 

Wie lange müssen Sie Rechnungen aufbewahren?

Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen Sie zehn Jahre lang - grundsätzlich im Inland - aufbewahren.

Verstöße gegen die Rechnungserteilungspflicht – Bußgeld bis zu 5.000 Euro möglich

Der vorsätzliche oder leichtfertige Verstoß gegen die Verpflichtung zur Erteilung einer Rechnung oder zur rechtzeitigen Erteilung einer Rechnung ist eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann. Die Erteilung einer Rechnung, die nicht alle Pflichtangaben enthält, gilt nicht als Ordnungswidrigkeit.
Der Anspruch auf eine Rechnung mit gesondert ausgewiesener Steuer ist ein zivilrechtlicher Anspruch, der vor den ordentlichen Gerichten geltend gemacht werden kann.
 

Welche Belege sind für den Vorsteuerabzug der Einfuhrumsatzsteuer und für den Vorsteuerabzug der Umsatzsteuer auf den innergemeinschaftlichen Erwerb erforderlich?

Unternehmerinnen und Unternehmer, die Waren aus anderen EU-Ländern erhalten, tätigen innergemeinschaftliche Erwerbe. Bei der Einfuhr der Waren entsteht Einfuhrumsatzsteuer. Diese weisen Sie durch einen zollamtlichen Beleg nach. Das Vorliegen einer Rechnung mit gesondertem Steuerausweis ist für den Vorsteuerabzug der Umsatzsteuer auf den innergemeinschaftlichen Erwerb nicht erforderlich. Ihren Vorsteuerabzug können Sie in derselben Umsatzsteuer-Voranmeldung geltend machen, in der Sie den innergemeinschaftlichen Erwerb besteuern.
Mehr zum Thema innergemeinschaftlicher Erwerb finden Sie unter dem Punkt „Innergemeinschaftliche Umsätze“. 
 

Elektronische Rechnung (E-Rechnung)

Zum 1. Januar 2025 wird das Format einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung) neu definiert. Danach liegt eine E-Rechnung nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird sowie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Für Unternehmerinnen und Unternehmer bietet es Chancen zur Digitalisierung, Optimierung und Automatisierung der Finanzbuchhaltung.

Weitere Informationen hierzu können Sie dem Entwurf des BMF-Schreibens vom Bundesministerium der Finanzen, dem Beitrag 
„Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung“ vom Bundesministerium des Innern und für Heimat sowie der Seite Vergabe.nrw entnehmen.