Bislang gilt als elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird, wie zum Beispiel ein PDF-Dokument.

Zum 1. Januar 2025 wird der Begriff E-Rechnung neu definiert. Danach liegt eine E-Rechnung nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung möglich ist.

Dieses strukturierte elektronische Format muss entweder 

1. den europäischen Rechnungsstandard (Norm EN16931) erfüllen 

oder 

2. zwischen der Rechnungsausstellerin / dem Rechnungsaussteller und Rechnungsempfängerin /- Empfänger vereinbart werden. Voraussetzung für eine solche Vereinbarung ist, dass das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.

Als sonstige Rechnungen gelten ab dem 1. Januar 2025 alle Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben der E-Rechnung entsprechen (anderes elektronisches Format). Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien wie zum Beispiel bloße PDF-Formate.

Es gibt E-Rechnungen in einem rein strukturierten Format und in einem hybriden Datenformat.

Die rein strukturierte E-Rechnungen besteht aus einem XML-Datenformat. Diese ist nicht menschenlesbar. Durch einen Viewer können diese menschenlesbar gemacht werden. Für Deutschland stellt z.B. die XRechnung ein solches Format dar, welches den neuen umsatzsteuerlichen Vorgaben entspricht. 

Anders hierzu sind die hybriden Rechnungsformate zu benennen. Diese bestehen aus einer PDF-Datei, welche menschenlesbar ist, und einem XML-Datenanhang. Der XML-Datenanhang stellt den strukturierten Teil der Rechnung dar, welcher auch der führende Teil ist. Bespielhaft ist für Deutschland die ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) zu nennen, die die neuen umsatzsteuerlichen Vorgaben entsprechend umsetzt. 

Die Verwendung elektronischer Rechnungsformate ist nicht auf nationale Formate beschränkt, sofern diese der europäischen Norm 16931 entsprechen. 

Welches zulässige Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist. 

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen Unternehmerinnen und Unternehmer, die eine Leistung abrechnen, die nicht nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei ist, und die an eine andere inländische Unternehmerin / einen anderen inländischen Unternehmer erbracht wird.

Davon abweichend können Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (sogenannte Rechnungen über Kleinbeträge)und Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.

Kleinunternehmerinnen und -unternehmer sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Von der verpflichtenden Erteilung einer Rechnung sind stets Leistungen ausgenommen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.

Zudem sind von der verpflichtenden Erteilung einer E-Rechnung Leistungen ausgenommen, die an Privatpersonen erbracht werden (B2C). Lediglich Umsätze, die an eine andere Unternehmerin / einen anderen Unternehmer erbracht werden, unterliegen der verpflichtenden Erteilung einer E-Rechnung (B2B).

Von der spezifischen E-Rechnungspflicht befreit sind Kleinbetragsrechnungen, Rechnungen über Fahrausweise und Kleinunternehmerinnen und -unternehmer. 

Die empfangende inländische Unternehmerin / der empfangende inländische Unternehmer muss die E-Rechnung annehmen. 

Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich  ab dem 1.Januar 2025. Übergangsregelungen gibt es nur für rechnungsausstellende Unternehmen  und sind im § 27 Absatz 38 UStG geregelt. Inländische Rechnungsempfängerinnen und -empfänger sind uneingeschränkt ab 2025 zum E-Rechnungsempfang verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmerinnen und Unternehmern erhalten.

Für Rechnungsausstellerinnen und -aussteller gelten folgende Übergangsregelungen:

• In 2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen auch weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (letztere nach wie vor nur mit Zustimmung der Rechnungsempfängerin/des Rechnungsempfängers) für jede Unternehmerin/jeden Unternehmer zulässig.
• In 2027 dürfen inländische Unternehmerinnen und Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr auch weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (letztere wie bisher nur mit Zustimmung der Rechnungsempfängerin/des Rechnungsempfängers) an ihre inländischen Unternehmerkunden ausstellen.
• In 2027 dürfen weiterhin auch EDI-Rechnungen (EDIFACT) mit Zustimmung der Rechnungsempfängerin/des Rechnungsempfängers ausgestellt werden. Darüber hinaus dürfen EDI-Rechnungen nur noch genutzt werden, sofern sie kompatibel zur EN-Norm sind und beide Parteien der Nutzung zugestimmt haben.
• Ab 2028 gibt es keine Übergangsregelungen mehr, so dass E-Rechnungen verpflichtend im B2B-Bereich auszustellen sind. 

Zusammenfassend trifft die E-Rechnungspflicht die meisten Rechnungsausstellerinnen und -aussteller erst ab 2027. Inländische Unternehmerinnen und Unternehmer müssen aber bereits ab 2025 E-Rechnungen empfangen können.

Zur Erstellung von E‑Rechnungen kann die Unternehmerin/der Unternehmer sich externer Dienstleistungen bedienen. In diesem Fall hat die leistende Unternehmerin/der leistende Unternehmer sicherzustellen, dass die externe Dienstleisterin / der externe Dienstleister die Einhaltung der sich aus den §§ 14, 14a UStG ergebenden formalen Voraussetzungen gewährleistet.

Das Gesetz sieht keinen bestimmten Weg für den Austausch der E-Rechnung vor. 

Somit können E-Rechnungen zum Beispiel per E-Mail ausgetauscht werden.

Auf welches zulässige elektronische Rechnungsformat und welchen zulässigen Übermittlungsweg sich die Vertragsparteien einigen, ist zivilrechtlich zu klären. 

Ab dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmerinnen und Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Hierunter fallen auch Kleinunternehmerinnen bzw. Kleinunternehmer und Unternehmerinnen bzw. Unternehmer mit nur steuerfreien Umsätzen, wie zum Beispiel Vermieterinnen und Vermieter einer Wohnung. Eine Zustimmung zum Empfang ist nicht mehr nötig.

Um die E-Rechnung empfangen zu können, reicht es aus, wenn die Rechnungsempfängerin / -empfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, dass es sich um ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen handelt. Die Beteiligten können abweichend hiervon andere zulässige Übermittlungswege vereinbaren. 

Beispiel: 

Ein Arzt kauft diverse steuerpflichtige Artikel für seine Praxis ein. Der Arzt, der lediglich steuerfreie Umsätze an Privatpersonen leistet und keine E-Rechnung für seine Umsätze ausstellen muss, muss trotzdem die E-Rechnung empfangen können.

Sollte die E-Rechnung in einem rein strukturierten elektronischen Format ausgestellt worden sein (z.B. XRechnung), kann diese E-Rechnung durch einen sogenannte E-Rechnungs-Viewer menschenlesbar gemacht werden. Solche Viewer werden von vielen Anbietern angeboten oder sind in den Buchhaltungsprogrammen implementiert. ELSTER bietet ebenfalls einen kostenlosen Viewer zur Visualisierung von E-Rechnungen an. Diesen finden unter www.elster.de/eportal/e-rechnung.

Ab dem 1. Januar 2025 können auch E-Rechnungen über ELSTER an die Finanzverwaltung übermittelt werden.