Zunächst ist zu prüfen, ob es sich bei dem beabsichtigten Zweck um einen steuerbegünstigten, das heißt gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zweck nach den §§ 52, 53 oder 54 der Abgabenordnung handelt. Informationen hierzu finden Sie im Beitrag „Gemeinnützigkeit“. Ihr Verein braucht eine Satzung, in der die gemeinnützigen Zwecke und die beabsichtigte Art und Weise ihrer Verwirklichung festgelegt werden. Soll der Verein ins Vereinsregister eingetragen werden („e.V.“), muss sich auch dies aus der Satzung ergeben. Für diesen Fall sind zumindest sieben Gründungsmitglieder erforderlich, bei einem nicht eingetragenen Verein reichen bereits zwei Mitglieder.

Der Satzungsentwurf sollte mit dem zuständigen Finanzamt abgestimmt werden. Für Ihre Fragen steht Ihnen in jedem Finanzamt eine zentrale Ansprechperson zur Verfügung.

Danach können Sie zur offiziellen Gründungsversammlung einladen, bei der der erste Vorstand gewählt und die Satzung offiziell beschlossen wird. Über die Gründungsversammlung ist ein Protokoll zu fertigen. 

Mit der Gründung unterliegt der Verein der Steuerpflicht. Daher müssen Sie den Verein nun beim örtlich zuständigen Finanzamt anmelden. Dies erfolgt durch formlosen Antrag auf Anerkennung des Vereins als steuerbegünstigte Körperschaft oder kurz auf Gemeinnützigkeit. Dem Antrag sind die beschlossene Vereinssatzung einschließlich eventueller Anlagen (zum Beispiel Beitragsordnung) und das Gründungsprotokoll beizufügen. Das Finanzamt prüft den Antrag und erteilt, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, einen Feststellungsbescheid über die Einhaltung der satzungsmäßigen Voraussetzungen nach § 60a der Abgabenordnung. Der Feststellungsbescheid berechtigt den neuen Verein zur Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen für Spenden und – je nach Zweck des Vereins – Mitgliedsbeiträge.

Soweit die Satzung dies vorsieht, haben anschließend die Vorstandsmitglieder den Verein zur Eintragung in das Vereinsregister anzumelden.  Zuständig ist dafür das Amtsgericht, in dessen Bezirk der Verein seinen satzungsmäßigen Sitz hat. Der Anmeldung sind beizufügen: 

• eine Abschrift der von mindestens sieben Vereinsmitgliedern unterschriebenen Satzung, die den Tag der Errichtung angeben muss, 

  und 

• eine Abschrift der Urkunde über die Bestellung des Vorstands. In der Regel ist das das Gründungsprotokoll. 

Erst mit der Eintragung ins Vereinsregister erlangt der Verein seine Rechtspersönlichkeit.

Zunächst ist entsprechend den dafür vorgesehenen Satzungsregularien eine Mitgliederversammlung einzuberufen. Die Mitgliederversammlung beschließt die Auflösung des Vereins. Soweit die Satzung insoweit keine abweichende Regelung vorsieht, ist dafür eine Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen erforderlich. Die Auflösung führt das Ende des Vereins noch nicht unmittelbar herbei. In der Regel ist noch seine Liquidation erforderlich. Auch nach der Auflösung und der endgültigen Löschung des Vereins aus dem Vereinsregister müssen Geschäftsunterlagen und Nachweise über den Verein grundsätzlich 10 Jahre lang aufbewahrt werden. 

Danach ist die Auflösung beim zuständigen Registergericht zur Eintragung anzumelden. Dies geschieht durch den (bisherigen) Vorstand des Vereins. Die Anmeldung ist notariell zu beglaubigen. Anzumelden sind auch die Personen der Liquidatoren und der Umfang ihrer Vertretungsmacht. Dem Registergericht ist eine Kopie des Protokolls der Mitgliederversammlung mit dem Auflösungsbeschluss und gegebenenfalls der Bestellung der Liquidatoren vorzulegen.

Die Auflösung ist von den Liquidatoren öffentlich bekanntzumachen. Durch die Bekanntmachung sind zugleich die Gläubiger des Vereins aufzufordern, ihre Ansprüche anzumelden. Soweit in der Satzung nichts anderes bestimmt ist, wird die Auflösung des Vereins in dem Bekanntmachungsblatt des Amtsgerichts veröffentlicht, in dessen Bezirk der Verein seinen Sitz hat.

Innerhalb eines Monats nach dem Auflösungsbeschluss sind auch das zuständige Finanzamt sowie ggf. die Realsteuer (Gewerbesteuer und Grundsteuer) erhebende Gemeinde formlos über die Vereinsauflösung und die vom Verein bestimmten Liquidatoren zu unterrichten.

Grundsätzlich erfolgt die Abwicklung durch die Mitglieder des bisherigen Vorstands. Ein Bestellungsakt ist für diese so genannten geborenen „Liquidatoren“ nicht notwendig. Abweichend können in der Satzung oder durch die Mitgliedsversammlung andere Personen als Liquidatoren bestimmt bzw. bestellt werden. Die Liquidatoren wickeln die laufenden Geschäfte des Vereins ab, setzen das vorhandene Vereinsvermögen in Geld um, treiben ausstehende Forderungen ein, begleichen die bekannten Verbindlichkeiten und erledigen die noch ausstehenden steuerrechtlichen Angelegenheiten, wie zum Beispiel Steuererklärungen.

Nach Ablauf des nach der Bekanntmachung der Auflösung einzuhaltenden Sperrjahrs nehmen die Liquidatoren die Auszahlung des verbleibenden Vermögens an die in der Satzung bestimmten Vermögensempfänger vor. Soweit das Restvermögen an eine ihrerseits steuerbegünstigte Körperschaft geht, haben sich die Liquidatoren vor der Mittelweitergabe die weiterhin bestehende Steuerbegünstigung dieser Körperschaft nachweisen zu lassen.

Sollte die ursprünglich als Vermögensempfängerin eingesetzte Körperschaft ihre Steuerbegünstigung zwischenzeitlich verloren haben oder nicht mehr existieren, sollten sich die Liquidatoren vor der Weiterleitung des Vermögens mit dem zuständigen Finanzamt abstimmen. Die Mittelweitergabe hat unter der Auflage zu erfolgen, dass die Vermögensempfängerin die Mittel unmittelbar und ausschließlich für ihre bzw. die konkret in den Satzungsbestimmungen zur Vermögensbindung vorgesehenen steuerbegünstigten Zwecke einsetzt.

Das Finanzamt ist formlos über das Ende der Abwicklung zu informieren und die Auskehrung des Restvermögens an die in der Satzung benannten Empfänger ist nachzuweisen.

Nach Beendigung der Liquidation und nach Ablauf des Sperrjahres ist die Beendigung der Liquidation und damit das Erlöschen des Vereins von den Liquidatoren in öffentlich notariell beglaubigter Form zur Eintragung in das Vereinsregister anzumelden.